W ramach odpowiedzialności służbowej za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów i zasad bhp pracodawca może, w myśl art. 108 k.p., ukarać pracownika karą upomnienia, nagany, karą pieniężną. Pracodawca nie ma obowiązku stosowania stopniowania kar porządkowych. Co oznacza, że na pracownika, który wcześniej nie był karany, może zostać nałożona od razu nagana albo kara pieniężna. Pracodawca może ukarać pracownika za jedno przewinienie tylko jedną z wymienionych kar.
Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Ukaranie pracownika jest uzasadnione tylko wtedy, gdy jego działanie jest:
a) bezprawne,
b) zawinione.
Kary upomnienia i nagany mogą być zastosowane tylko za następujące przewinienia:
- nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku, np.: odmowę wykonania polecenia służbowego, wykonywanie w czasie pracy czynności niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi, spóźnianie się do pracy,
- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
- nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, np.: niepodpisywanie listy obecności,
- nieprzestrzeganie przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Kara pieniężna może zostać nałożona wyłącznie za przewinienia:
- nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych,
- spożywania alkoholu w czasie pracy.
Środki uzyskane z nałożonych kar pieniężnych mogą być przeznaczone wyłącznie na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Kary pieniężne mogą być potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia pracownika. Pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na dokonywanie potrąceń.
Zgodnie z art. 109 k.p. kara nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca traci więc prawo do nałożenia kary porządkowej po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, za który może być nałożona kara. Natomiast bez względu na datę powzięcia wiadomości o przewinieniu pracownika kara nie może być nałożona po upływie trzech miesięcy od dnia dopuszczenia się naruszenia obowiązków pracowniczych. Przed zastosowaniem kary pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika, o czym stanowi art. 109 § 2 k.p. O zastosowanej karze pracodawca ma obowiązek zawiadomić pracownika na piśmie. W piśmie pracodawca ma obowiązek wskazać: a) rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, b) datę dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązków pracowniczych, oraz c) pouczyć pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia, jednocześnie składając do akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia.
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, zgodnie z art. 112 § 1 k.p., pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca. Gdy pracownik jest reprezentowany przez organizację związkową to zgodnie z art.112§ 1 kp decyzję w sprawie sprzeciwu pracodawca podejmuje po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej
Określone w art. 109 § 1 kodeksu pracy terminy, w których nie może nastąpić ukaranie pracownika mają charakter terminów zawitych. Upływ jednego z nich powoduje wygaśnięcie uprawnienia pracodawcy. Kara zastosowana po którymkolwiek z tych terminów jest bezprawna. Zarzut naruszenia tych terminów stanowi podstawę uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu od zastosowanej kary oraz uchylenia decyzji o ukaraniu przez sąd pracy na skutek złożonego odwołania.
Zgodnie z art. 113 § 1 k.p. karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może też z własnej inicjatywy, wcześniej uznać karę za niebyłą. Może to zrobić również na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Karę uważa się za niebyłą oraz usuwa z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu również w przypadku uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu lub wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.